Las universidades, colegios y demás instituciones del ámbito académico se caracterizan por afrontar importantes retos en los que concierne a la gestión de accesos e identidades. Esto incluye la protección de la ingente cantidad de información personal sensible acerca de sus alumnos y el resto del personal vinculado al centro, así como la del acceso a todos los servicios y aplicaciones digitales propias de su actividad.

Gracias a la utilización de soluciones de gestión de accesos e identidades (IAM), estos retos pueden ser resueltos de una forma ágil, eficiente y viable en términos económicos, siempre y cuando se sepa elegir la opción adecuada.

En este artículo, y sin ánimo de ser completamente exhaustivo, voy a presentar una serie de casos de uso y retos que esta tipo de herramientas pueden resolver.

Por motivos de claridad, voy a agrupar todos estos casos de uso en tres grandes ámbitos:

  • Centralización y protección en la gestión de acceso e identidades.
  • Mantenimiento y autoservicio de colectivos en la gestión de accesos e identidades.
  • Eficiencia y viabilidad en la gestión de accesos e identidades.

Centralización y protección en la gestión de acceso e identidades

Este es, sin duda, el ámbito que presenta un mayor número de casuísticas, debido a las problemáticas propias de una universidad u otro centro  de formación similar.

Gestión de acceso centralizado y protegido a las múltiples aplicaciones provistas por el centro

El uso de la tecnología se ha masificado en las aulas, lo que supone que los alumnos necesitan acceder a múltiples aplicaciones de una forma constante y ágil. Esto incluye, entre otras:

  • Herramientas online de uso colaborativo.
  • Herramientas para compartir y sincronizar archivos en la nube.
  • Suites ofimáticas.
  • Servicios de correo electrónico.
  • Portales de documentación académica.

Además, el uso de las suites de trabajo en la nube proporcionadas por Google o Microsoft está también muy extendido en el ámbito académico.

¿Cuál es el reto?

Antes o después, los alumnos se encuentran con la necesidad de recordar una infinidad de credenciales de acceso para cada una de las herramientas y aplicaciones que utilizan. Además, el acceso a las aplicaciones de terceros en la nube debe tener lugar de una forma segura.

Las soluciones de IAM proporcionan un punto único de acceso a todas las plataformas, sistemas y servicios ofrecidos por la universidad y, además, lo hacen de manera segura, monitorizando dichos accesos.

Gestión de acceso centralizado y federado para usuarios con múltiples roles y niveles

En los centros académicos y educativos es relativamente frecuente que tanto empleados como estudiantes desempeñen múltiples roles, ya sea de forma simultánea o progresiva a lo largo del tiempo que permanecen vinculados al centro.

Dos ejemplos clásicos son alumnos que trabajan en determinados departamentos, o antiguos alumnos que forman parte del colectivo alumni.

En este caso, el reto implica lograr gestionar todas estas credenciales de una forma eficiente, incluso cuando los usuarios legítimos sean ajenos al centro.

De nuevo, las soluciones de IAM permiten monitorizar la atribución de credenciales con gran facilidad.

Gestión de acceso y credenciales a aplicaciones sensibles (ej. Realización de exámenes)

Determinados casos requieren un tratamiento especial, tales como el control de las credenciales a la hora de realizar exámenes y el consiguiente acceso a las aplicaciones correspondientes.

La suplantación de la identidad o la realización de los exámenes por parte de terceros son problemas que los centros académicos pueden atajar, gracias a las soluciones de IAM.

Para ello, es posible establecer que un determinado usuario solo pueda acceder desde un dispositivo e incluso desde una IP específicos, previniendo así la suplantación de personas en los exámenes y evitando que el alumno ceda sus credenciales a un tercero para que acceda de forma remota.

Gestión de acceso seguro a datos de carácter sensible

Tal y como he mencionado al comienzo, las instituciones académicas están notablemente expuestas a la regulación de protección de datos, debido a la gran cantidad de información sensible de la que disponen.

El caso de los datos referidos a menores es especialmente crítico y ha recibido un tratamiento incluso aún más exhaustivo por parte del nuevo reglamento europeo de protección de datos (GDPR).

Las soluciones de IAM se ocupan de controlar quiénes acceden a qué datos. Por ejemplo, qué profesores acceden a datos de menores y cuándo lo hacen.

Lectura recomendada:

Claves para cumplir la GDPR con una solución de gestión de identidades y accesos

Mantenimiento y autoservicio de colectivos en la gestión de accesos e identidades

Los departamentos de IT de las instituciones académicas pueden verse fácilmente desbordados por las necesidades de mantenimiento y atención a los alumnos, por no mencionar los costes que esto supondría y que, enseguida, abordaré.

Servicio eficaz de autogestión para grandes colectivos

Si pensamos en las solicitudes llevadas a cabo por miles y miles de alumnos, cuyo contenido, sin embargo, tiene un carácter rutinario y repetitivo, entendemos que hay casos que la gestión debe ser lo suficientemente ágil para resultar eficiente para este tipo de peticiones.

Por ejemplo, las peticiones de cambio o restauración de contraseña, la pre-matriculación y matriculación en las asignaturas, el cambio de datos identificativos, etc.

Mediante soluciones de IAM, es posible que los alumnos cambien sus contraseñas y demás datos de una forma autónoma.

Notificación de acciones

El centro también puede necesitar llevar a cabo notificaciones personalizadas a sus alumnos, en función de determinados criterios de selección.

Igualmente, las soluciones de IAM permiten agilizar e incluso automatizar dichas comunicaciones.

Control de acceso a alumnos en caso de impago

El acceso a los servicios digitales proporcionados por el centro también debería poder controlarse de forma eficiente, máxime si estamos hablando de herramientas de pago o cursos online.

Determinados factores –como, por ejemplo, el impago de las cuotas- pueden ser tomados como activadores de respuestas automáticas, ya sea en forma de notificaciones o revocaciones inmediatas de acceso.

WBSVision y SmartLogin: Eficiencia y viabilidad en la gestión de identidades y accesos para el ámbito académico

La posibilidad de que un centro académico con miles de alumnos utilice una solución estándar comercial de IAM puede resulta complicada.

Los costes de despliegue, licencias y mantenimiento de las soluciones tradicionales son, sencillamente inviables, para una organización que necesita proporcionar servicio a estos miles de usuarios.

Es aquí donde entran en juego herramientas como WBSVisionSmartLogin.

Nuestras soluciones de gestión de identidad y accesos están basada en open source, se brindan en formato appliance y se basan en un modelo de pago por servicios. Estos elementos resultan muy ventajosos en términos económicos para el sector académico, dado que ofrecen una gran escalabilidad y, sobre todo, un notable ahorro de costes.

En definitiva, las soluciones de gestión de identidades y accesos aportan un gran valor a las organizaciones del sector académico. Si quieres saber cómo, no dudes en contactar con nosotros.